ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2009-02-27 ĮSAKYMO NR. DV-148 „DĖL ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLIŲ TVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2024 m. lapkričio 18 d. Nr. DV-830
Alytus
pakeičiu Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisykles, patvirtintas Alytaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2009 m. vasario 27 d. įsakymo Nr. DV-148 „Dėl Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklių tvirtinimo“ 1 punktu, ir jas išdėstau nauja redakcija (pridedama).
Šis įsakymas gali būti skundžiamas Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka ir pagrindais.
PATVIRTINTA
Alytaus miesto savivaldybės
administracijos direktoriaus
2009 m. vasario 27 d.
įsakymu Nr. DV-148
(Alytaus miesto savivaldybės
administracijos direktoriaus
2024 m. lapkričio 18 d.
įsakymo Nr. DV-830 redakcija)
ALYTAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Alytaus miesto savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklės (toliau – Taisyklės) reglamentuoja finansų kontrolės sistemos organizavimą Alytaus miesto savivaldybės administracijoje (toliau – Savivaldybės administracija), valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai), atliekančių finansų kontrolę, pareigas ir atsakomybę.
2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu, Biudžeto sandaros įstatymu, Finansinės apskaitos įstatymu, Viešojo sektoriaus finansinės atskaitomybės įstatymu, Lietuvos Respublikos finansų ministro 2005 m. gegužės 25 d. įsakymu Nr. 1K-170 „Dėl Viešojo sektoriaus subjektų buhalterinės apskaitos organizavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“.
4. Siekdami užtikrinti patikimą Savivaldybės administracijos finansų valdymą ir apskaitą, tinkamą finansinės atskaitomybės sudarymą, finansų kontrolės sistemos efektyvumą, visi Savivaldybės administracijos darbuotojai privalo laikytis Taisyklių.
5. Finansų kontrolė atliekama ir organizuojama atsižvelgiant į Alytaus miesto savivaldybės strateginius tikslus, skyrių nuostatuose nustatytas funkcijas, veiklos pobūdį ir ypatumus, veiklos riziką, organizacinę struktūrą, nustatytą apskaitos politiką, apskaitos informacinę sistemą, turto apsaugos būklę ir kitus dokumentus.
II SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS TIKSLAI IR VEIKSMINGUMO KRITERIJAI
6. Finansų kontrolė – tai vidaus kontrolės sistemos dalis, kuria siekiama užtikrinti ūkinės veiklos teisėtumą ir patikimo finansų valdymo principų – ekonomiškumo, efektyvumo, rezultatyvumo bei skaidrumo – laikymąsi Savivaldybės administracijoje.
7. Finansų kontrolės, kaip vidaus kontrolės sistemos dalies, pagrindiniai tikslai yra užtikrinti, kad:
7.1. savivaldybės, valstybės biudžeto asignavimai, Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų finansiniai ištekliai būtų naudojami efektyviai, ekonomiškai, rezultatyviai, skaidriai, tikslingai ir patikimai;
7.2. savivaldybės turto ir valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto valdymas, naudojimas bei disponavimas juo būtų vykdomas teisės aktų nustatyta tvarka, turtas būtų apsaugomas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo ir kitos veikos;
7.3. būtų laiku gaunama finansinė informacija, sudaromi tikslūs biudžeto vykdymo ir finansinių ataskaitų rinkiniai, konsoliduotasis savivaldybės finansinių ataskaitų rinkinys;
III SKYRIUS
PAGRINDINIAI FINANSŲ KONTROLĖS REIKALAVIMAI
9. Darbuotojų, atliekančių finansų kontrolės procedūras, pagrindinės pareigos, finansų kontrolės atsakomybė turi būti aprašomos jų pareigybių aprašymuose ir (arba) Taisyklėse.
10. Finansų kontrolės procedūros turi būti atliekamos ir tvirtinamos tik darbuotojų, veikiančių pagal jiems nustatytą kompetenciją, parašais VLIS „Avilys“ sistemos, VVIS STRAPIS ir VIPIS posistemių priemonėmis arba kvalifikuotu elektroniniu parašu.
12. Turi būti užtikrintas tinkamas pareigų atskyrimas, t. y. vienas darbuotojas negali tuo pačiu metu būti atsakingas už ūkinės operacijos arba sprendimo dėl savivaldybės turto arba valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto panaudojimo arba įsipareigojimų tretiesiems asmenims tvirtinimą, vykdymą ir apskaitą.
13. Turi būti nustatyti Savivaldybės administracijos rizikos veiksniai, t. y. aplinkybės, galinčios daryti neigiamą poveikį institucijos veiklai, rizikos veiksnių valdymas (kontrolės procedūros rizikos veiksniams ir rizikai sumažinti) ir toleruojama rizika. Toleruojama rizika – tai rizika, kurią valdyti nėra poreikio ar galimybės. Paprastai toleruojama rizika yra maža rizika arba rizika, kurios valdymo sąnaudos nėra adekvačios pačiai rizikai.
14. Turi būti tinkamas informacijos perdavimas ir kaupimas, kuris yra vienas svarbiausių Savivaldybės administracijos veiklos ir kontrolės užtikrinimo prielaidų. Savivaldybės administracijos direktoriaus gebėjimui priimti reikiamus sprendimus turi įtakos informacijos kokybė. Informacija turi būti aiški, suprantama, patikima, naudinga ir perduodama laiku. Savivaldybės administracijos direktorius turi nustatyti, kokia informacija reikalinga ir kokiu būdu ar periodiškumu pateikiama atitinkamiems sprendimams priimti.
IV SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS DIEGIMAS IR ATSAKOMYBĖ
17. Savivaldybės administracijos direktorius yra atsakingas už finansų kontrolės diegimą Savivaldybės administracijoje, už tinkamų sąlygų sudarymą finansų kontrolei vykdyti ir darbuotojų, atliekančių Taisyklėse nurodytas funkcijas, kvalifikacijos lygį. Savivaldybės administracijos direktorius prižiūri finansų kontrolės veikimą Savivaldybės administracijoje ir prireikus rekomenduoja Centralizuotam vidaus audito skyriui atlikti tam tikrų veiklos sričių vidaus auditą.
18. Skyrių vedėjai privalo formuoti pavaldžių darbuotojų teigiamą požiūrį į finansų kontrolę ir sukurti tinkamas sąlygas finansų kontrolės veikimui vadovaujamame skyriuje.
19. Skyrių vedėjai yra atsakingi už finansų kontrolės organizavimą savo vadovaujamuose skyriuose. Kontrolę jie organizuoja taip, kad būtų laikomasi šių principų:
19.1. pareigų atskyrimo – ūkinių operacijų inicijavimas turi būti atsietas nuo sprendimo jas vykdyti priėmimo ir nuo jų vykdymo;
19.2. nenutrūkstamo funkcionavimo – finansų kontrolės procedūros turi būti vykdomos nuolat, kai atliekami kontrolės reikalaujantys veiksmai;
19.3. efektyvumo – finansų kontrolės sąnaudos neturi viršyti dėl atliekamos kontrolės gaunamos naudos;
19.6. prieigos kontrolės – turi būti kontroliuojama prieiga prie apskaitos informacinių sistemų naudojant slaptažodžius, skirtingas funkcijas atliekantys darbuotojai turi turėti skirtingas prieigos prie apskaitos IS galimybes;
19.7. periodinių peržiūrų – atliekamos gautų dokumentų, apskaitos registrų, ataskaitų peržiūros, informacijos tarpusavio sutikrinimai, skirti nustatyti, ar funkcijos atliekamos tinkamai;
V SKYRIUS
FINANSŲ KONTROLĖS RŪŠYS
20. Atliekant kontrolę laikomasi tokio nuoseklumo:
20.1. Išankstinė (įspėjamoji) finansų kontrolė – kontrolė, atliekama priimant arba atmetant sprendimus, susijusius su finansinių išteklių panaudojimu, įsipareigojimais tretiesiems asmenims, valstybės ir savivaldybės turto panaudojimu. Savivaldybės administracijos direktorius sprendimus priima tik tada, kai juos patvirtina atsakingas už išankstinę kontrolę darbuotojas. Išankstinės kontrolės metu nustatomas įsipareigojimo arba sandorio tikslingumas, ar lėšos tam tikram tikslui patvirtintos atitinkamos programos sąmatoje, ar jų tam pakanka, ar tinkamai parengti dokumentai, susiję su ūkinės operacijos atlikimu. Išankstinės kontrolės paskirtis – neleisti neracionaliai naudoti lėšų, materialinių vertybių ir turto, išlaidų poreikį ir galimybes įvertinti atsižvelgus į realias biudžeto surinkimo pajamas, kiek yra pajamų ir kiek galima daryti išlaidų.
20.2. Einamoji (operatyvinė) finansų kontrolė – ūkinių operacijų metu, lėšų naudojimo metu atliekama kontrolė. Jos paskirtis – atskirti ūkinių operacijų tvirtinimo, vykdymo, įtraukimo į apskaitą ir turto saugojimo funkcijas, siekiant užtikrinti, kad tinkamai ir laiku būtų vykdomi savivaldybės institucijų sprendimai dėl finansinių išteklių, savivaldybės turto arba valstybės perduoto valdyti savivaldybei patikėjimo teise turto panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims, kad lėšos ir materialinės vertybės būtų naudojamos pagal paskirtį, tinkamai saugomos ir įtraukiamos į apskaitą.
20.3. Paskesnioji finansų kontrolė – kontrolė po savivaldybės institucijų sprendimų dėl savivaldybės turto arba valstybės perduoto naudoti savivaldybei patikėjimo teise turto panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims vykdymo (po ūkinių operacijų atlikimo ir įforminimo), kurios metu tikrinama, kaip yra atlikti veiksmai. Jos paskirtis – patikrinti, ar teisėtai ir pagal paskirtį naudojami finansiniai ištekliai, materialinės ir nematerialinės vertybės, ar nebuvo teisės aktų, vadovų nurodymų pažeidimų bei piktnaudžiavimų. Paskesnioji finansų kontrolė numato priemones jos metu nustatytiems trūkumams pašalinti. Paskesniosios finansų kontrolės negali atlikti valstybės tarnautojas arba darbuotojas, atsakingas už išankstinę finansų kontrolę.
VI SKYRIUS
IŠANKSTINĖ FINANSŲ KONTROLĖ
21. Finansų ir investicijų skyriaus vedėjas, atlikdamas išankstinę finansų kontrolę, užtikrina, kad:
21.1. savivaldybės biudžeto pajamų dalis būtų planuojama pagal Lietuvos Respublikos Seimo patvirtintus savivaldybių biudžetų finansinius rodiklius ir atsižvelgiant į Valstybinės mokesčių inspekcijos prognozuojamas surinkti pajamas, praeito ir einamojo laikotarpio vietinių rinkliavų ir kitų pajamų surinkimą;
21.2. parengtas pirminis savivaldybės biudžeto projektas būtų subalansuotas, atitiktų
patvirtintus natūrinius ir finansinius normatyvus, o papildoma medžiaga būtų teisinga ir informatyvi;
21.3. savivaldybės biudžeto lėšos, pervedamos asignavimų valdytojams pagal jų pateiktas paraiškas, neviršytų patvirtintų asignavimų ir būtų atsižvelgta į pajamų plano vykdymą;
22. Buhalterinės apskaitos skyriaus vedėjas, atlikdamas išankstinę finansų kontrolę, užtikrina, kad:
22.1. visos Savivaldybės administracijos ūkinės operacijos yra pagrįstos pirminiais apskaitos dokumentais;
22.2. Savivaldybės administracijos darbo užmokesčio fondas yra planuojamas pagal galiojančius teisės aktus;
22.3. Savivaldybės administracijos metiniai ataskaitų rinkiniai yra parengti tinkamai ir nustatytais terminais;
23. Turto skyriaus vedėjas, atlikdamas išankstinę finansų kontrolę, užtikrina, kad:
23.1. vidaus teisės aktai, susiję su savivaldybės ir valstybės perduoto turto (išskyrus žemę) valdymu, naudojimu ir disponavimu juo, būtų parengti tinkamai ir laiku, dokumentai įforminti teisės aktų nustatyta tvarka;
24. Architektūros, urbanistikos ir žemėtvarkos skyriaus vedėjas, atlikdamas išankstinę finansų kontrolę, užtikrina, kad:
24.1. vidaus teisės aktai, susiję su žemės sklypais, būtų parengti tinkamai ir laiku, dokumentai įforminti teisės aktų nustatyta tvarka;
25. Viešųjų pirkimų skyriaus vedėjas, atlikdamas išankstinę finansų kontrolę, užtikrina, kad:
26. Programų koordinatoriai, atlikdami išankstinę finansų kontrolę, koordinuoja programų sudarymą ir vykdymą ir užtikrina:
27. Priemonių koordinatoriai atlieka išankstinę finansų kontrolę ir užtikrina, kad:
27.1. programų išlaidų sąmatos būtų sudarytos, pagrindžiant lėšų poreikį, ir pateiktos į VVIS STRAPIS planavimo posistemį nustatytais terminais;
28. Savivaldybės administracijos darbuotojai, vykdydami išankstinę finansų kontrolę, derina ir/ar tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos, VVIS STRAPIS ir VIPIS posistemių priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu atitinkamus dokumentus, leidžiančius atlikti ūkinę operaciją, ir atsako už jų atitikimą galiojantiems teisės aktams.
29. Jeigu išankstinę finansų kontrolę vykdantis darbuotojas nustato, kad ūkinė operacija yra neteisėta arba kad jai atlikti nepakaks patvirtintų asignavimų, kad ūkinę operaciją patvirtinantys dokumentai yra netinkamai parengti, grąžina juos rengusiam darbuotojui. Nustatę šiuos faktus, asmenys, vykdantys išankstinę kontrolę, privalo atsisakyti pasirašyti ūkinės operacijos dokumentus ir, nurodydami atsisakymo priežastis, apie tai raštu pranešti Savivaldybės administracijos direktoriui – jis gali atsisakyti tvirtinti ūkinę operaciją arba raštu nurodyti ją atlikti.
30. Darbuotojai, atlikdami išankstinę finansų kontrolę, turi teisę be atskiro vadovo nurodymo gauti iš Savivaldybės administracijos darbuotojų raštiškus ir žodinius paaiškinimus dėl dokumentų ūkinei operacijai atlikti parengimo ir ūkinės operacijos atlikimo bei dokumentų kopijas.
31. Ūkinės operacijos dokumentai, suderinti ar patvirtinti VLIS „Avilys“ sistemos, VVIS STRAPIS ir VIPIS posistemių priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu asmenų, atsakingų už išankstinę finansų kontrolę, perduodami Savivaldybės administracijos direktoriui, jis priima sprendimus dėl ūkinės operacijos atlikimo.
VII SKYRIUS
EINAMOJI FINANSŲ KONTROLĖ
32. Einamoji finansų kontrolė apima:
32.1. ūkinės operacijos atlikimo terminų, kiekių ir kokybės patikrinimą (suteiktų paslaugų, nupirktų prekių kokybės ir sudarytų sutarčių, pateiktų ataskaitų ir kitų susijusių dokumentų atitikties patikrinimas);
33. Vykdydami einamąją (operatyvinę) finansų kontrolę:
33.1. Buhalterinės apskaitos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
33.1.1. visos ūkinės operacijos būtų įtrauktos į apskaitos registrus tik pagal pateiktus dokumentus, laiku ir tik vieną kartą;
33.1.2. apskaitos registrų likučiai kiekvieną mėnesį būtų sutikrinti su Žurnalo-didžiosios knygos likučiais;
33.1.3. turtas būtų pajamuojamas pagal sąskaitas faktūras, sutartis, perdavimo ir priėmimo, komplektavimo, iškomplektavimo aktus ir pan.;
33.1.4. darbo užmokestis ir su juo susijusios išmokos būtų apskaičiuotos pagal pateiktus dokumentus ir galiojančius teisės aktus;
33.1.5. kiekviena ūkinė operacija būtų priskirta lėšų šaltiniui, Strateginio veiklos plano programos priemonei, valstybės funkcijai ir ekonominės klasifikacijos išlaidų straipsniui;
33.1.6. kiekvienai ūkinei operacijai būtų surašytas buhalterinis įrašas, priskiriant debeto ir kredito sąskaitas ir sumas;
33.1.7. visos gautos sąskaitos faktūros būtų sutikrintos su sutartimis, perdavimo ir priėmimo aktais (jeigu pagal sutartį tokie privalo būti). Tikrinamos sumos ir bankiniai rekvizitai;
33.1.8. visos biudžeto vykdymo ataskaitos iš projektų vykdytojų būtų sutikrintos su biudžeto lėšų naudojimo sutartimis. Tikrinama su patvirtinta programos sąmata, pervestu finansavimu, kasinėmis išlaidomis ir buhalterinių dokumentų, pagrindžiančių lėšų panaudojimą, sąrašu.
33.1.9. visos biudžeto vykdymo ataskaitos iš viešųjų įstaigų būtų sutikrintos su patvirtinta sąmata, pervestu finansavimu ir kasinėmis išlaidomis;
33.1.10. kiekvienas pirminis apskaitos dokumentas būtų patvirtintas VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu atsakingų asmenų, vykdančių einamąją kontrolę, ir nurodyta visa reikiama informacija;
33.2. Finansų ir investicijų skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
33.2.1. visos ūkinės operacijos būtų įtrauktos į apskaitos registrus tik pagal pateiktus dokumentus, laiku ir tik vieną kartą;
33.2.2. biudžeto asignavimų valdytojų programų sąmatų projektai gauti nustatytais terminais ir pateikti apskaičiavimai yra pagrįsti;
33.2.4. Strateginio veiklos plano ir biudžeto pakeitimai būtų vykdomi pagal patvirtintus teisės aktus;
33.2.5. asignavimų valdytojų pateikti biudžeto ataskaitų rinkiniai yra parengti vadovaujantis galiojančiais teisės aktais ir nustatytais terminais;
33.2.6. viešojo sektoriaus subjektų pateikti finansinių ataskaitų rinkiniai yra sutikrinti ir pateiktų finansinių ataskaitų rinkinių duomenys yra įtraukti į konsoliduotųjų finansinių ataskaitų rinkinį;
33.3. Turto skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
33.3.1. dokumentai, susiję su turto (išskyrus žemę) gavimu, perdavimu, pardavimu, nurašymu ir pan., būtų surašomi ūkinės operacijos metu, užregistruoti VLIS „Avilys“, ir perduoti Buhalterinės apskaitos skyriui;
33.3.2. savivaldybės balanse esančio nekilnojamojo turto (išskyrus žemę) registro duomenys yra sutikrinti su buhalterinės apskaitos duomenimis;
33.3.3. savivaldybės balanse esantis turtas (išskyrus žemę) būtų apsaugomas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo ir kitos neteisėtos veikos, veikia patikima netinkamo naudoti turto nurašymo sistema;
33.3.4. panaudos gavėjas naudoja gautą turtą (išskyrus žemę) pagal paskirtį, ar verčiasi veikla, dėl kurios buvo perduotas turtas, ar vykdo visas panaudos sutartyse numatytas sąlygas;
33.3.5. savivaldybės balanse esantis turtas (išskyrus žemę) pripažįstamas nereikalingu arba netinkamu (negalimu) naudoti tik tada, kai jį atnaujinti ekonomiškai netikslinga, kai jis nereikalingas savivaldybės funkcijoms įgyvendinti ir nelieka kur jį pritaikyti;
33.3.6. savivaldybės balanse esančio turto (išskyrus žemę), turinčio nuvertėjimo požymių, nuvertėjimas apskaičiuotas;
33.3.7. yra surašyti nenaudojamo savivaldybės balanse esančio turto (išskyrus žemę) veiklos sustabdymo aktai;
33.4. Teisės skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
33.4.1. darbo laiko apskaitos žiniaraščiai sudaryti nustatytais terminais pagal Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus ir galiojančius teisės aktus;
33.4.3. visi papildomi mokėjimai, susiję su darbo užmokesčiu (priedai, priemokos, viršvalandžiai, darbas poilsio, švenčių dienomis, vienkartinės išmokos) yra įforminti Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymais ar mero potvarkiais;
33.5. Viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
33.6. Informacinių ir ryšių technologijų skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
33.7. Socialinės paramos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad visos pašalpos ir išmokos apskaičiuotos teisingai ir pagal galiojančius teisės aktus.
33.8. Statybos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad statybos rangos sutartyse numatytų objektų statyba ar remonto darbai bei jų priežiūra vyksta sutartyse ir darbų grafikuose numatyta tvarka ir terminais.
33.9. Miesto ūkio skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad miesto infrastruktūros objektų priežiūros ir remonto darbai vyksta pagal sutartyse numatytus vertinimo kriterijus ir kitas sąlygas.
33.10. Architektūros, urbanistikos ir žemėtvarkos skyriaus darbuotojai atsako už tai, kad:
33.10.1. dokumentai, susiję su žemės sklypų gavimu, perdavimu, pardavimu, būtų surašomi ūkinės operacijos metu, užregistruoti VLIS „Avilys“, ir perduoti Buhalterinės apskaitos skyriui;
33.10.2. savivaldybės balanse esančių žemės sklypų registro duomenys yra sutikrinti su buhalterinės apskaitos duomenimis;
34. Vykdydami einamąją finansų kontrolę:
34.1. Darbuotojai, atsakingi už pirkimo sutarčių vykdymą, tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu teikiamas mokėti sąskaitas faktūras ir pastabose parašo „Sąskaita faktūra patikrinta ir tinkama apmokėjimui iš strateginio SVP priemonės“ (nurodo SVP priemonės kodą). Jeigu priemonė finansuojama iš kelių finansavimo šaltinių arba funkcijų, nurodo finansavimo šaltinio arba funkcijos kodą. Papildomai nurodo sutarties, pagal kurią pateikta sąskaita faktūra, datą ir numerį. Jeigu buvo atlikti remonto darbai, nurodo, koks remontas (paprastasis ar esminis pagerinimas) buvo atliktas, ar reikia skaičiuoti delspinigius ir už kiek pradelstų dienų, ir atsako, kad:
34.1.4. sutarties pakeitimai (termino pratęsimas, atsiskaitomoji sąskaita, įmonės pavadinimas, kodas ir kt.) įforminti raštišku abiejų šalių susitarimu;
34.2. Priemonių koordinatoriai tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu sąskaitas faktūras, patikrinę pateiktą informaciją, esant poreikiui, ją patikslina ir tvirtindami atsako už tai, kad atsakingi darbuotojai pateikė visus dokumentus ir teisingą informaciją.
34.3. Darbuotojai, kurie atsakingi už biudžeto lėšų naudojimo sutarčių, sudaromų su subjektais, kurie nėra asignavimų valdytojai, vykdymą, tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu ataskaitas, teikiamas pagal šias sutartis, parašo „Ataskaita patikrinta, išlaidos tinkamos iš SVP priemonės (nurodo SVP priemonės kodą)“. Papildomai nurodo sutarties datą ir numerį ir atsako už tai, kad visos išlaidos, nurodytos teikiamose ataskaitose, yra tinkamos pagal patvirtintus tvarkos aprašus, pateiktas paraiškas, vykdomas veiklos rūšis, sutartį ir yra laikomasi visų sutartyse nurodytų įsipareigojimų.
34.4. Priemonių koordinatoriai, atsakingi už biudžeto lėšų naudojimo sutarčių iš jų priemonių su subjektais, kurių vadovai nėra asignavimų valdytojai, kontrolę, užtikrina, kad Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu būtų patvirtintos biudžeto lėšų skyrimo arba lėšų kompensavimo sutarčių, sąmatų ir teikiamų ataskaitų formos. Jie tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu teikiamas ataskaitas pagal biudžeto lėšų naudojimo sutartis, patikrinę pateiktą informaciją, esant poreikiui, ją patikslina ir tvirtindami atsako už tai, kad atsakingi darbuotojai pateikė visus dokumentus ir teisingą informaciją.
34.5. ES projektų finansininkai patikrina sąskaitas faktūras (tikrina sąskaitų ir banko rekvizitus, sumas) ir tvirtina jas VLIS „Avilys“ sistemoje iki registracijos. Jie atsako, kad Europos Sąjungos projektų apskaita atskirta pagal detaliausius požymius.
34.6. Darbuotojai, atsakingi už sutarčių, kuriomis naudojasi keli padaliniai, vykdymą, kontroliuoja bendras sudaromų sutarčių sumas ir atsako už tai, kad jos nebūtų viršytos. Pagal tokias sutartis teikiamas sąskaitas faktūras VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu tvirtina:
34.6.1. darbuotojas, kuris pagal pateiktą sąskaitą faktūrą užsakė prekes ar paslaugas, ir parašo „Užsakymas pateiktas, sąskaita faktūra patikrinta ir tinkama apmokėjimui iš SVP priemonės (nurodo priemonės kodą)“. Papildomai nurodo sutarties datą ir numerį;
34.6.2. už sutartį atsakingas darbuotojas, kuris parašo „Sąskaita faktūra patikrinta, atitinka sutartį“;
34.7. Darbuotojai, kurie vykdo pirkimus ne iš savo skyriaus Strateginio veiklos plano priemonės, teikiamas mokėjimui sąskaitas faktūras tvirtina VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis, parašo „Sąskaita faktūra patikrinta ir tinkama apmokėjimui iš SVP priemonės (nurodo SVP priemonės kodą)“ ir nurodo sutarties datą ir numerį. Taip pat tvirtina tos priemonės, iš kurios bus apmokėta sąskaita faktūra, koordinatorius. Jis patikrina pateiktą informaciją ir, esant poreikiui, ją patikslina.
34.8. Jeigu teikiama sąskaita faktūra, kuri buvo apmokėta pagal išankstinę sąskaitą, atsakingas darbuotojas parašo „Sąskaita faktūra apmokėta pagal išankstinio mokėjimo sąskaitą SF (nurodo jos registracijos numerį) iš SVP priemonės (nurodo SVP priemonės kodą)“. Ją taip pat tvirtina priemonės koordinatorius, kuris patikrina pateiktą informaciją ir, esant poreikiui, ją patikslina.
34.9. Darbuotojai, teikiantys apmokėjimui kitus dokumentus (paraiškas, pažymas, ataskaitas, sprendimus, įsakymus ir kt.), kai nėra vykdomos viešųjų pirkimų procedūros, VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu tvirtina šiuos dokumentus, parašo „Dokumentas patikrintas ir tinkamas apmokėjimui iš SVP priemonės“ (nurodo SVP priemonės kodą) ir nurodo dokumento (paraiškos, pažymos, sutarties, ataskaitos, sprendimo, įsakymo ir kt.) datą ir numerį. Taip pat dokumentus tvirtina priemonės koordinatorius, jis patikrina pateiktą informaciją ir, esant poreikiui, ją patikslina.
34.10. Kiti skyrių darbuotojai ir darbuotojai, neįeinantys į skyrių sudėtį, atsako už tai, kad laiku būtų atliekama visų jų pareigybių aprašymuose ir kituose vidaus teisės aktuose nurodytų funkcijų einamoji finansų kontrolė, o skyrių vedėjai – kad vykdomas pavaldžių darbuotojų funkcijų vykdymo patikrinimas.
34.11. Savivaldybės administracijos darbuotojai, vykdantys einamąją finansų kontrolę, atsakingi už įsigyto turto, darbų ir paslaugų pirminių dokumentų tvirtinimą VLIS „Avilys“ sistemos ar VVIS STRAPIS ir VIPIS posistemių priemonėmis ar kvalifikuotu elektroniniu parašu, nustatę neatitikimų ar trūkumų (pateikti netinkami, neteisingai surašyti dokumentai, suteiktos nekokybiškos paslaugos ar parduotos nekokybiškos prekės, pažeisti tiekimo terminai, neatitinka kiekiai ir pan.), turi imtis veiksmų jiems pašalinti. Kai nėra galimybės ištaisyti nustatytų trūkumų ar neatitikimų, minėti darbuotojai privalo raštu VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis pranešti apie tai Savivaldybės administracijos direktoriui, pateikdami neatitikimų ar trūkumų atsiradimo paaiškinimą ir pasiūlymus dėl tolesnio ūkinės operacijos atlikimo. Jie privalo užtikrinti, kad visi su ūkinės operacijos atlikimu susiję dokumentai būtų laiku (per 5 kalendorines dienas nuo jų surašymo) pateikiami Buhalterinės apskaitos skyriui.
VIII SKYRIUS
PASKESNIOJI FINANSŲ KONTROLĖ
35. Paskesniąją finansų kontrolę vykdo Savivaldybės administracijos direktorius ir kiti Savivaldybės administracijos direktoriaus arba skyrių vedėjų paskirti darbuotojai.
36. Paskesniosios kontrolės funkcijos negali būti pavestos atlikti darbuotojams, kurie atlieka išankstinę finansų kontrolę.
37. Paskesniąją finansų kontrolę vykdantys asmenys atrankos būdu, savo pasirinktais būdais ir metodais (stebėjimo, nuolatinės priežiūros būdu, surinkdami įvairią informaciją, ataskaitas iš asmenų, atliekančių išankstinę ir einamąją finansų kontrolę, ir pan.) didžiausią riziką keliančiose srityse įvertina, ar ūkinės operacijos buvo atliktos teisėtai, ar pagal paskirtį naudojamas valstybės arba savivaldybės turtas, ar nebuvo teisės aktų, vadovų nurodymų pažeidimų bei piktnaudžiavimų, analizuoja pažeidimų priežastis ir siūlo priemones ir veiksmus nustatytiems trūkumams pašalinti, pažeidimams ateityje išvengti.
38. Atskirais atvejais Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu gali būti sudaromos paskesniosios finansų kontrolės vykdymo komisijos.
39. Socialinės paramos skyriaus atsakingi specialistai, vykdydami paskesniąją finansų kontrolę:
40. Buhalterinės apskaitos skyriaus vedėjo pavaduotojai, vykdydami paskesniąją finansų kontrolę:
40.1. parengtus mokėjimo pavedimus sutikrina su mokėjimui pateiktais pirminiais apskaitos dokumentais. Tikrina lėšų gavėją, banko rekvizitus ir bendras mokėjimo sumas, derindami VLIS „Avilys“ sistemos priemonėmis mokėjimo pavedimų sąrašus;
40.2. pasibaigus mėnesiui, mėnesio darbo užmokesčio apskaitos žiniaraščius sutikrina su įsakymais, potvarkiais, darbo sutartimis, įvertindami darbo užmokesčio pasikeitimus, įvykusius per praėjusį mėnesį, pasirašydami mėnesio darbo užmokesčio žiniaraščius;
40.3. nuolat kontroliuoja skyriaus darbuotojų prieigas prie sistemos „Biudžetas VS“ modulių, kad prieigas turėtų tik tie darbuotojai, kuriems jos reikalingos jų darbo funkcijoms atlikti;
IX SKYRIUS
SKYRIŲ VEDĖJŲ IR VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ, NEĮEINANČIŲ Į SKYRIŲ SUDĖTĮ, SKYRIAUS ARBA SAVO VEIKLOS UŽTIKRINIMAS
41. Skyrių vedėjai ir valstybės tarnautojai, neįeinantys į skyrių sudėtį, užtikrina vadovaujamo skyriaus arba savo veiklą:
41.1. Finansų ir investicijų skyriaus vedėjas:
41.1.5. Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų pritraukimą investiciniams projektams įgyvendinti ir tinkamą jų administravimą;
41.2. Buhalterinės apskaitos skyriaus vedėjas:
41.2.3. ūkinių operacijų apskaitoje registravimą tik jas pagrindus pirminiais apskaitos dokumentais;
41.2.4. Savivaldybės administracijos darbo užmokesčio fondo planavimą vadovaujantis galiojančiais teisės aktais;
41.3. Turto skyriaus vedėjas:
41.3.2. savivaldybei nuosavybės teise priklausančio ir valstybės turto (išskyrus žemę), perduoto savivaldybei patikėjimo teise, valdymą, naudojimą ir disponavimą juo;
41.4. Miesto ūkio skyriaus vedėjas:
41.4.1. nepertraukiamą miesto vietinės reikšmės kelių ir gatvių, aikščių, parkų, skverų, žaliųjų plotų priežiūrą, administravimą ir kontrolę;
41.4.2. viešojo transporto paslaugų teikimo Alytaus miesto savivaldybės teritorijoje organizavimą ir kontroliavimą;
41.5. Statybos skyriaus vedėjas:
41.5.2. dalyvavimą rengiant miesto bendrąjį, specialiuosius ir detaliuosius planus, žemės sklypų planus;
41.6. Architektūros, urbanistikos ir žemėtvarkos skyriaus vedėjas:
41.7. Švietimo ir sporto skyriaus vedėjas:
41.7.1. pedagoginės ir sportinės veiklos atitikimo valstybiniams standartams ir reikalavimams stebėseną, analizę ir vertinimą;
41.8. Viešųjų pirkimų skyriaus vedėjas:
41.8.1. Savivaldybės administracijos vykdomų viešųjų pirkimų sistemos funkcionavimą, atitinkantį teisės aktų reikalavimus;
41.8.2. kad visi Savivaldybės administracijos pirkimai vykdomi vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymu;
41.9. Informacinių ir ryšių technologijų skyriaus vedėjas:
41.9.1. duomenų bazių kūrimo, tvarkymo bei naudojimo koordinavimą, jų technologinio suderinamumo ir tarpusavio sąveikos kontrolę;
41.10. Civilinės metrikacijos skyriaus vedėjas:
41.10.1. civilinės būklės aktų įrašų, gyvenamosios vietos deklaravimo ir gyvenamosios vietos neturinčių asmenų apskaitos duomenų teikimą Gyventojų registrui;
41.11. Vidaus administravimo skyriaus vedėjas:
41.12. Teisės skyriaus vedėjas:
41.12.1. savivaldybės, jos institucijų ir Savivaldybės administracijos teisių ir teisėtų interesų gynimo organizavimą;
41.13. Vidaus ūkio skyriaus vedėjas:
41.14. Komunikacijos skyriaus vedėjas:
41.14.3. informacijos apie visuomenei aktualią Alytaus miesto savivaldybės tarybos, mero, Savivaldybės administracijos veiklą platinimą;
41.15. Aplinkos apsaugos skyriaus vedėjas:
41.16. Kultūros skyriaus vedėjas:
41.17. Socialinės paramos skyriaus vedėjas:
41.18. Viešosios tvarkos skyriaus vedėjas:
41.19. Vyriausiasis specialistas kalbos tvarkytojas:
41.20. Sveikatos reikalų koordinatorius (vyriausiasis specialistas):
41.21. Jaunimo reikalų koordinatorius (vyriausiasis specialistas):
41.22. Vyriausiasis specialistas (tarpinstitucinio bendradarbiavimo koordinatorius):
41.23. Asmens duomenų apsaugos pareigūnas (vyriausiasis specialistas):
41.24. Tarybos sekretoriato skyriaus vedėjas:
41.25. Verslo skyriaus vedėjas:
41.25.2. verslo atstovų, verslą aptarnaujančių struktūrų ir savivaldybės bendradarbiavimo organizavimą;
X SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
42. Visi Taisyklėse išvardyti atsakingi asmenys privalo laiku ir kokybiškai atlikti savo finansų kontrolės pareigas, privalo siekti, kad kontrolė savivaldybėje būtų veiksminga, t. y. patys privalo vykdyti finansų kontrolę savo konkrečios veiklos aplinkoje ir atsakyti už jos nevykdymą teisės aktų nustatyta tvarka.
43. Savivaldybės administracijos darbuotojai, pastebėję Taisyklių pažeidimus, apie juos privalo informuoti tiesioginį savo vadovą.